管理新闻发布会
另见：撰写新闻稿新闻发布会是媒体活动。它们的目的是让媒体对您的组织发布的公告（可能是新政策、产品或服务）进行正面报道，或者限制对问题或灾难的负面报道。
记者招待会不同于任何其他的演讲机会，如果你搞砸了，后果可能会很严重，因此很值得研究如何妥善处理这些问题。
什么时候举行新闻发布会
获得媒体报道的方法有很多。新闻发布会只能在以下三种情况下使用：
1.当你有重大消息要传达时
新闻发布会需要相当多的组织工作，而且这些活动不容易管理。因此，只有当你有真正重大的消息要传达时，你才想举行一次会议，并希望尽快将其传达给广大观众。
2.当消息即将传出时
如果新闻已经爆出，没有一个称职的记者会出席记者招待会。它必须是“新”新闻。唯一的例外是，如果你正在应对灾难，但即便如此，新闻发布会也必须是你第一次做出正式回应，或者你必须有新的东西与媒体分享。
3.当记者想知道
如果没有人问，那么可能没有人想知道，媒体也不会出现在你的新闻发布会上。召开新闻发布会的时机是你无法管理电话的时候，因为很多记者都在寻找信息。
新闻发布会的后勤
更大的组织可能会有一个新闻办公室，其工作是安排新闻发布会，并建议你这样做。
如果没有，有几个方面需要考虑：
时机
24小时滚动新闻已经改变了新闻发布会的格局，但值得记住的是，新闻机构可能瞄准了特定的电视时段。
上午三点的新闻发布会为你提供了一个最好的机会。周中也被普遍认为是更好的，因为它是安静的新闻。
位置
你不必去什么豪华的地方举行新闻发布会。
只要有合适的“顶桌”和足够的空间供媒体使用，会议室就可以了。但如果你确实去了其他地方，别忘了去看看场地是否合适，还要确保你有一个“B计划”，以防出现问题。
如果你是应对灾难，这可能是一个好主意，在问题的位置。如果没有别的，它将证明你的顶级团队在现场，而不是500英里之外。
重要的一点是，你的场地很容易让媒体进入，并且配备了所有必要的设备。
设备
你需要专业的音响设备，所以如果需要的话，可以从公关公司租下来，他们可以为你提供建议。
还要确保你有一个能解决任何问题的技术人员。至少，你需要麦克风，这样每个人都能听到你的演讲者在说什么。
把活动录下来也很有帮助，以防其他地方的突发新闻意味着一些媒体团队没有参加。另外，确保手机信号强，有Wi-Fi连接，接入码免费。
媒体工具包
您需要提供一个信息文件夹，包括新闻稿，记者招待会与会者的详细信息，组织高级管理人员的引述，以及你可以说服的任何合作伙伴说一些积极的话，以及任何计划的细节。还包括一个包含更多信息的网站。
人
你需要考虑谁应该参加。在你的组织中，谁是最好的?
挑选信誉度高的人，他们能够说得很好，表达清楚，包括回答问题。
您是否还应包括利益相关者组织的代表？他们是要发言，还是只是回答问题，然后接受采访？
理想情况下，你只需要一到两名演讲者，但要确保参加会议的每个人都可以在会后留下来接受媒体采访，因为这将确保任何被转移注意力的记者都可以迟到，并且仍然得到报道。
显示
确保扬声器后面的区域是空白的和/或有组织标识。
你肯定不希望你的扬声器出现在电视上，它的头上明显伸出了管子，或者后面有任何让人分心的东西。如果可能，在背景和/或讲台或桌子上包括你的机构网站的详细信息。
主持人
考虑使用一个主持人来运行这个事件，例如，介绍说话者并把问题引导到合适的人。例如，你可以请一位有经验的公关人员来主持会议，甚至可以请一位友好的记者。
邀请新闻界
这听起来很明显，但不要忘记让当地的，如果适用的话，全国性的媒体知道你在举行新闻发布会!
管理新闻发布会
这里有两个主要的问题：展示你的信息，回答问题。
展示信息
这里只有一条重要的规则:保持简洁。
说你该说的话，然后停止。如果你的演讲人不止一个，请将每个演讲人的发言简短到3到5个要点，不要超过3到5分钟。包括提问在内，整个记者会不超过45分钟。
做不使用PowerPoint或其他视觉辅助工具。
专注于你想要讲述的故事。记者都是忙碌的人:如果你能给他们一个有用的故事，他们的生活就会轻松得多。这使得他们更有可能不会去寻找其他角度，而是会使用你给他们的角度。
如果你不给他们一个故事，他们会找到自己的故事，而你可能不喜欢。
回答问题
这可能是管理新闻发布会最困难的部分，因为你不知道接下来会发生什么。
事先尽可能多地准备，找出可能被问到的问题，并对每一个困难的问题做出好的回答。和假装是记者的人一起练习是个好主意。如果你在记者招待会上有不止一个人发言，事先商定由谁来回答哪类问题。
还要确保你的主持人对新闻发布会范围之外的问题保持警惕，尤其是那些带有敌意的问题。他们需要准备好说一些类似的话:
“恐怕这个问题超出了我们今天的讨论范围。有人想问一个关于我们讨论的材料的问题吗？”
谨防记者通过“感染”你来引诱你使用某些短语。他们可能希望引用可以断章取义的话，因为这些话会成为头条新闻。
示例：感染性文本
在媒体管理培训活动中，一群学生假装成大型连锁超市的董事会，正在举行记者招待会。一位记者表示:
你能告诉我们更多关于在你的商店里发现的有毒食物的事吗?
大家面面相觑，惊呆了。演习的简报没有提到有毒食物，事实上，这只是记者在玩游戏，看看会发生什么。其中一人大声说道。
我们不承认有任何有毒食物.
她刚说完那句话，就意识到自己被识破了。一个断章取义的引用和第二天报纸的头条，这是一场真正的新闻发布会。
围绕坏消息，尤其是事故或灾难召开的新闻发布会是一个特例。请参阅我们的网页危机沟通更多。
事后
这是一个好主意，跟进地方和国家新闻团队，以确保他们得到所有他们需要的。
特别是如果当天还有其他活动，而一些新闻团队没有参加你的新闻发布会，打电话让他们知道你有录音，然后通过电子邮件发送媒体工具包。即使他们不在那里，他们也可以使用一些。如有必要，您还可以在稍后安排与参与者的面谈。
通过社交媒体和自己的网站分享自己的新闻报道也是一个很好的做法，可以最大限度地宣传自己，也可以回顾你的新闻发布会和结果报道，看看你能从中学到什么。